Logistics Officer

Le Logistics Officer est un poste clé pour la qualité et l'efficacité de la mise en œuvre des programmes au niveau du Sud-Kivu. L'IRC définit la chaîne logistique comme l'ensemble des systèmes et fonctions nécessaires à l'exécution qualitative des programmes : achats, approvisionnements, logistique, gestion des stocks, gestion des biens immobiliers et des actifs, et gestion de la flotte de véhicules. Sous la supervision directe du Senior Supply Chain / Logistics Officer et membre de l'équipe Field Implémentation du programme de la province, n'a aucun staff si sous sa supervision directe et moins en supervision technique.

RESPONSABILITÉS CLES

Gestion des achats

- Centraliser et traiter les demandes d'achat (PIF) des services et des biens approuvées à travers le logiciel de traitement des approvisionnements (Integra) ;

- En collaboration avec les demandeurs et le comité d'achat, préparer, publier et gérer les documents critiques d'approvisionnements y compris les RFQ, les grilles d'analyses des offres, conformément aux procédures de IRC et des bailleurs de fonds ;

- Mener les négociations transparentes et documentées auprès des fournisseurs pour assurer qu'IRC est en train d'acheter au prix le plus réaliste possible ;

- Préparer les bons de commande dans Integra, obtenir toutes les validations et/ou approbations internes et contractualiser par la suite avec les fournisseurs ;

Informer les différents départements sur l'évolution de traitement de leurs demandes d'achat ;

- Contrôler la compliance des dossiers d'achat et élaborer les demandes de paiements avant transmission à la finance, s'assurer que l'ensemble des pièces sont valides quantitativement et qualitativement conformément à la check list ;

- A la réception de chaque demande d'achat (PIF/PR), assurer que son dossier est systématiquement créé sous box (Docutrail) dans le dossier dédié à cette fin ;

- Assurer qu'à chaque étape du traitement du dossier d'achat, la documentation est archivée sous Box (Docutrail) dans le dossier convenable ;

- Assurer que les fournisseurs sont payés en temps ;

- Assurer que toutes les commandes sont convenablement clôturées dans le système de gestion Integra et tenir à jour l'archivage des dossiers d'achats(docutrail) sur Box conformément au SOP en place ;

- Assurer que le dossier de tout fournisseur qui contractualise avec l'IRC contient les diligences raisonnables à jour et valides obligatoires entre autres : l'ATC, le SamGov, check liste des fournisseurs radiés IRC, check publique, check références, rapports des visites, P16 et P42 remplis et signés ;

- Assurer que tous les fournisseurs couramment utilisés et à utiliser dans un futur proche sont déjà configurés comme tels sur la liste des vendors dans Integra sinon demander sa création conformément à la procédure en place ;

- Lancer et conduire les études du marché devant précéder le processus des demandes d'information en amont des lancements des MPA/MSA ou toute autre processus d'appel d'offre ;

- Tenir la liste des fournisseurs issus des études du marché par catégorie d'items (au minimum 3 par catégorie) ; ainsi que la liste des prix issus des études du marché ;

- Actualiser, une fois par an, la liste des prix

Gestion des assets

Gestion de l'intendance générale / Moyens généraux

PROFIL REQUIS

- Diplôme d'Etat (bac) dans les domaines de la chaîne logistique, de la logistique, de l'administration d'entreprise ou dans un domaine connexe ;

- 1 à 2 ans d'expérience professionnelle en logistique et de préférence dans une ONG internationale ;

- Aptitudes linguistiques : français obligatoire ; bon niveau d'anglais requis ;

- Bonnes capacités rédactionnelles et communicationnelles en français ;

- Bonnes capacités communicationnelles en Swahili ;

- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) ;

- Capacité à travailler en équipe et quelquefois sous pression, sens des responsabilités, sens de l'organisation, sens de la discrétion et de la confidentialité ; Intégrité, honnêteté, franchise ;

- Faire preuve d'adaptation et de sensibilité vis-à-vis des différences culturelles.

- La/le candidat(e) doit s'engager à respecter les politiques de l'IRC, notamment la politique sauvegarde des clients et les principes de diversité, d'égalité et d'inclusion.

PRESENTATION DU DOSSIER

- Lettre de demande d'emploi (Maximum 1 page) ;

- Curriculum Vitae à jour (Max 3 pages) à soumettre en Français avec les noms, fonctions, numéro de téléphone et adresse électronique d'au moins quatre références professionnelles dont une référence professionnelle de RH et une brève explication de leur relation professionnelle avec vous (par exemple " mon superviseur direct " etc.). A Noter que IRC se réserve le droit de contacter toute autre personne ayant travaillé avec le candidat lors de ses anciennes expériences ;

- Copies : Des diplômes, attestations des services rendus, recommandations provenant uniquement d'anciens employeurs, d'une pièce d'identité, de la carte de demandeur d'emploi obligatoire livrée par l'ONEM, de l'attestation de résidence ;

- Toute personne vivant avec Handicap devra le signaler en en-tête de son CV en gras.

DEPOT DES CANDIDATURES : Du 17 août au 31 août 2026 à minuit.

- Seules les personnes dont la candidature aura retenu l'intérêt d'IRC seront contactées pour la suite du processus ;

- En vue de gagner en temps dans le traitement de ce recrutement, l'équipe en charge analysera les dossiers des candidats au fur et à mesure qu'ils seront reçus. Cette méthode peut amener à la clôture de ce processus avant la date finale de réception des candidatures, si les meilleurs candidats sont identifiés lors de traitement progressif des dossiers. IRC vous encourage à ne pas attendre le dernier jour de la clôture de l'offre pour postuler ;

- Tout dossier de candidature non retenue sera détruit. IRC se réserve le droit de demander à voir les originaux des documents fournis par les candidats qui seront retenus.